11 trucos de productividad

Cuando se es emprendedor o ejecutivo de alto nivel y se tienen varios proyectos que requieren de tu atención, es difícil acomodarse y ordenar todas las prioridades. Sin embargo, la productividad personal puede traducirse en productividad para esa empresa, o proyectos a los cuales estás a cargo. 

1. Programa mensualmente según el principio 80/20

Emprendedor y autor Tim Ferriss, utilizó esta técnica para incrementar sus ventas y disminuir sus horas de trabajo mientras manejaba una de sus primeras empresas. Funciona así:

Se descubre cual es el 20% de las actividades que producen el 80% de los resultados deseados; luego el 20% de las actividades que toman el 80% de tu tiempo. De esta manera, se compara esa información para eliminar aquellas actividades que te mantienen ocupado, pero que no generan ningún resultado clave. 

“Como emprendedor de negocios, es muy fácil caer en la trampa de mantenerme ocupado; y mantenerme ocupado, no necesariamente significa ser productivo.” -Tim Ferris

2.   Mantener la lista de prioridades corta

A veces la lista de cosas por hacer parece ser infinita; sin embargo Chris Licata, dueño de Blake’s All Natural Foods, asegura que hay que aceptar la realidad de que no existe tal cosa como una lista de 10 prioridades. Por esta razón, recomienda a los emprendedores a hacer la lista más corta que puedan para mantener al equipo enfocado en los proyectos más importantes. 

3.   Saber manejar la bandeja de correos

Es muy importante mantenerse al tanto de todas las cosas que suceden en el área donde opera el negocio; sin embargo, leer cada correo que entra a tu bandeja con ofertas, noticias, y newsletters apenas llegan, podría afectar tu productividad. 

Jonathan Long, CEO de Market Domination Media, aconseja crear un correo específico para “ofertas”, donde llegue toda esa información interesante e importante, pero que no requiere de tu atención inmediata. Este correo puede ser accesado un par de noches a la semana y así no interviene con aquellas actividades que son prioritarias para la productividad del negocio o proyecto. 

4.   Restringir las reuniones a 30 minutos

Es costumbre programar reuniones de una hora; de hecho, las herramientas digitales en su mayoría, dividen el día en bloques de una hora. Jeff Haden de Inc. Magazine, asegura que la mayoría de los asuntos que requieren una reunión, se pueden resolver en 30 minutos o menos. 

La cultura empresarial dicta que las reuniones todas las tardes o 3 veces por semana son 100% necesarias; sin embargo, con un adecuado manejo de los temas a tratar, se puede hacer menos reuniones, y más eficientes. 

5.   Tomarse al menos un día al mes para pensar en el largo plazo

CEO de GoodData, Román Stanek dijo en una entrevista que el pensamiento estratégico se pierde entre las actividades, llamadas y reuniones del día a día. Aconseja a los líderes de proyectos o emprendedores a tomarse un día para dar un paseo en bicicleta o hacer alguna actividad agradable que les despeje la mente y así poderse concentrar en la dirección de la industria, la dirección de la compañía, innovación, y mejoras. 

6.    Planear los días según las emociones y los niveles de energía

Si existe esa flexibilidad de horarios, y ya sabes cómo cambian tus niveles de energía durante el día, es bueno planear según esos indicadores. Por ejemplo, si tu energía baja mucho después del almuerzo, podrías programar responder correos a esas horas. O si la energía es alta durante la mañana, se pueden programar reuniones o proyectos creativos para aprovechar esa energía. 

7.   Aprender a delegar

Esto es difícil para muchas personas, especialmente los “micromanagers”; pero es esencial para la productividad analizar cuales tareas pueden ser delegadas a otros miembros del equipo y así bajar la carga de actividades y la cantidad de tiempo que necesitas. 

8.   Evitar el “parálisis por análisis” 

Los emprendedores tiene que aceptar que a veces es necesario tomar decisiones importantes sin tener clara o a la mano toda la información. En estas ocasiones, hay que analizar bien la información que se tiene en el momento pero no atrasar la toma de decisión. 

9.   Tener al menos un día libre de reuniones a la semana

Si no se controla la cantidad de reuniones que se tienen, estas podrían quitarte hasta 168 horas semanales de tu tiempo. Por este motivo es importante tener un día donde las reuniones sean “prohibidas”, para así enfocarse en las actividades y proyectos grandes sin distracciones o interrupciones. Dustin Moskovitz, co-fundador de Facebook dice mantener los miércoles libres de reuniones, para poder ese día dedicarle todo su tiempo a trabajo de proyectos. 

10.   Crear un espacio de trabajo cómodo

Escoger el lugar donde trabajas aumenta la productividad. Ya sea en una oficina o en la casa, escoger un espacio agradable, cómodo y ordenado es una manera de mejorar la calidad de trabajo y ser mas eficientes. 

11.   Convertir la salud en una prioridad

Invertirle tiempo ilimitado a tu empresa o proyecto no necesariamente es beneficioso; especialmente si es a expensas de tu salud. Estudios demuestran que mala nutrición y falta de actividad física son contribuyentes a la baja productividad en el trabajo. Se deba alentar al equipo de trabajo a mantener un buen estado de salud, y así no solo aumentar la productividad del líder, sino la de toda la empresa. 

 

KPH