Reuniones: el enemigo de la productividad

Los mandos medios dentro de una empresa gastan el 30% de su tiempo en reuniones. En los mandos altos, el porcentaje incrementa al 50%.Pero ¿que tan efectivas son esas reuniones? Se calcula que el 67% de los ejecutivos considera que las reuniones no sirven para nada. 

¿Qué consecuencias trae el tiempo perdido en reuniones?

En Estados Unidos, donde se han hecho gran cantidad de estudios al respecto, se asume que el costo del tiempo perdido en reuniones innecesarias es de 37 mil millones de dólares al año en costos salariales. Esto considera que el 76% de las reuniones son realmente un desperdicio de tiempo. Adicionalmente, un estudio  por Cliff Scott publicado en el MIT Sloan Management Review señala que las reuniones han aumentado en longitud y en frecuencia en 50 años, sin que eso se traduzca en un aumento en productividad, lo que indica que estamos cada vez empleando más tiempo en una actividad que en su gran mayoría es poco productiva. 

¿Qué alternativas hay?

 

  • Reunirse los miércoles

Mattan Griffel, en un artículo para Forbes explica los beneficios de reunirse con el equipo solamente una vez a la semana. En su caso, elige los miércoles porque considera que la mitad de la semana es perfecta, ya que le gusta planear la semana los lunes y revisar resultados los viernes. La idea de reunirse solamente una vez a la semana, permite que el resto de los días laborales sean ininterrumpidos, lo que ayuda a las personas a ser más productivas y contar con el tiempo necesario para llevar a cabo sus tareas.

No es un secreto que la mayoría de las personas tienen muchas reuniones. Las reuniones son el asesino secreto de la productividad. Aún cuando no son una pérdida de tiempo, solo la existencia de esa reunión durante el día, casi que garantiza que el resto de tu día no será tan productivo.
— Mattan Griffel
  • Utilizar a la tecnología como aliada

Especialmente en empresas grandes o transnacionales, las reuniones que implican trasladarse a distintos lugares pueden sustituirse por otras formas de comunicación, pero requieren del respaldo tecnológico adecuado para que sean exitosas. La tecnología equivocada tiene el efecto contrario. Según CBTS Technology Solutions for Business, una conferencia telefónica de 38 minutos, por ejemplo, se divide en:

    - 8 minutos para que todos se acomoden y empezar

    - 13 minutos ocupados en interrupciones y problemas técnicos 

    - 17 minutos productivos 

Además de utilizar tecnología adecuada, es recomendable mantener los documentos y minutas de las reuniones es un solo lugar compartido que permita la accesibilidad para todo el equipo y evite los innecesarios correos (por ejemplo evernote, que es nuestro favorito, o onenote del paquete office); y por supuesto, capacitar a las personas para que le den un uso adecuado a las herramientas y puedan sacar el mayor provecho. 

 
 CBTS Technology Solutions for business

CBTS Technology Solutions for business

 
  • Evitar las reuniones de ser posible

Recordar que reunirse no significa ser más eficientes. No siempre es necesario interrumpir a todo el equipo para reunirse por un tema que entre pocos pueden resolver. Hay 3 preguntas claves para determinar si se debe y cómo se debe llevar a cabo una reunión:

  1. ¿Es necesario reunirse para este tema, o hay otro medio por el cual podemos resolverlo?
  2. ¿Que personas son esenciales en esta reunión?
  3. ¿Que puedo hacer para que la reunión sea enfocada, interactiva y productiva?
 
 Infográfico de Fuze

Infográfico de Fuze

 

 

  • Suba el nivel de la reunión

Especialmente en altos mandos, las reuniones parecen tener el enfoque equivocado en relación a las personas que atienden a ellas. Por ejemplo, no tiene sentido reunir a todos los gerentes de una organización de tamaño mayor para ver los resultados operativos y los KPIs que se movilizaron durante la semana. Desde adentro podría justificarse con la relevancia de los datos, pero desde afuera es evidente que estos resultados se podrías compartir en un central de datos y evitar la reunión. Pero el fondo del asunto está en la diferencia esencial que hay entre pensamiento táctico y pensamiento estratégico. Especialmente en niveles gerenciales, si la mayoría de las reuniones se enfocan en resultados tácticos y no en la creación de oportunidades estratégicas, no sólo estamos desperdiciando tiempo valioso sino que lo estamos haciendo con el segmento de recurso humano más costoso para la organización. Cuando de gerentes se trata, el problema podría no sólo ser la cantidad de reuniones sino la calidad de las mismas. Asegúrese de subir el nivel estos encuentros, en el que no se ven resultados sino que se hacen preguntas que disparen una conversación estratégica del nivel que las personas presentes amerita. 

 

Recomendaciones para las reuniones inevitables

  1. Fijar una agenda con los temas a tratar y la meta de la reunión
  2. Enviar con antelación los materiales y la información necesaria 
  3. Fijar hora de inicio y de hora máxima de finalización, y apegarse a ellas
  4. No tratar temas fuera de la agenda
  5. Levantar minuta sobre puntos acordados
  6. Crear un plan de seguimiento de lo acordado en la reunión 

 

Una herramienta útil

En el libro The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen Covey habla sobre una herramienta que llama ‘Time Management Matrix’, la cual permite clasificar los temas según su importancia y urgencia. Esta herramienta es útil para determinar los modos de abordaje de las distintas tareas. Por ejemplo, los asuntos importantes y urgentes que deben ser resueltos de forma inmediata, se encuentran en el primer cuadrante; son los ‘incendios’ que hay que apagar diariamente para el adecuado funcionamiento de una organización. Sin embargo, desperdiciar el valioso tiempo solo en lo inmediato, obstaculiza el necesario planeamiento estratégico

Si se invierte media hora en organizar la semana con esta matriz, se podría llegar a ser 10 veces más productivo. Lo ideal es invertir 30% del tiempo en las tareas importantes, pero no urgentes, y paulatinamente ir viendo una disminución en los temas de acción inmediata. 

 

 
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